Inspektor ochrony danych
dla firm
Zadbaj o pełną zgodność z RODO i krajowymi przepisami – od audytu przez wdrożenie procedur po stałe wsparcie. Minimalizuj ryzyko kar i incydentów.
Dowiedz się więcej
Jak wygląda proces
Inspektor danych osobowych - na czym polega?
Doradztwo marketingowe B2B polega na zaangażowaniu konsultanta-eksperta z zewnątrz, który pomoże klientowi w poprawieniu działań firmy. Taki doradca marketingowy dzięki doświadczeniom wyniesionym z podobnych firm, pomaga zaplanować, jak powinna wyglądać strategia marketingowa w firmie oraz zamienić ją w rzetelny plan działań. Następnie razem z zespołem po stronie klienta, regularnie wprowadza zmiany i realizuje założoną strategię – tak, aby konsulting marketingowy zaczął przynosić realne efekty.
Jak wygląda proces
Inspektor danych osobowych - na czym polega?
Doradztwo marketingowe B2B polega na zaangażowaniu konsultanta-eksperta z zewnątrz, który pomoże klientowi w poprawieniu działań firmy. Taki doradca marketingowy dzięki doświadczeniom wyniesionym z podobnych firm, pomaga zaplanować, jak powinna wyglądać strategia marketingowa w firmie oraz zamienić ją w rzetelny plan działań. Następnie razem z zespołem po stronie klienta, regularnie wprowadza zmiany i realizuje założoną strategię – tak, aby konsulting marketingowy zaczął przynosić realne efekty.
Jak wygląda proces
Zaczyniemy od…
1
Kontakt i audyt wstępny
Współpraca rozpoczyna się od spotkań z właścielami i kluczowymi pracownikami, podczas których szczegółowo poznajemy cele firmy oraz sposób przetwarzania danych. Mapujemy wszystkie procesy: od momentu pozyskania danych klientów, przez ich przechowywanie, aż po usunięcie. Weryfikujemy istniejącą dokumentację (politykę prywatności, wzory umów powierzenia) i identyfikujemy luki lub nieścisłości w obowiązujących procedurach. Na koniec dzielimy się wstępnymi wnioskami, wskazując najważniejsze ryzyka i obszary wymagające natychmiastowych działań.
Efekt: Uzyskujemy wspólną, dokładną diagnozę aktualnej sytuacji firmy oraz precyzyjnie określone cele dalszych działań w zakresie ochrony danych.
2
Opracowanie planu działań
Na podstawie informacji z warsztatu tworzymy szczegółowy harmonogram wdrożeń. Wyznaczamy priorytety – najpierw eliminujemy największe ryzyka (np. brak rejestru czynności przetwarzania), a następnie zajmujemy się uzupełnieniem i aktualizacją dokumentów. Przydzielamy konkretne zadania osobom odpowiedzialnym po stronie klienta (IT, HR, dział prawny) oraz przygotowujemy wzory niezbędnych dokumentów (polityka ochrony danych, klauzule informacyjne). Każdy etap otrzymuje określoną datę realizacji, co pozwala na przejrzystą koordynację prac.
Korzyści: Klient zyskuje klarowną „mapę drogową” działań z wyznaczonymi terminami i przypisanymi zadaniami, co umożliwia sprawne i uporządkowane wdrożenie procedur.
3
Regularne przeglądy
Przechodzimy do tworzenia i aktualizacji wszystkich wymaganych dokumentów: polityki ochrony danych, rejestru czynności przetwarzania, wzorów umów powierzenia, klauzul informacyjnych oraz instrukcji postępowania przy incydentach. Równolegle przeprowadzamy audyt systemów IT, sprawdzając backupy, szyfrowanie i kontrolę dostępu; na tej podstawie rekomendujemy narzędzia do zarządzania zgodami i dokumentacją. Kluczową rolę odgrywają szkolenia: prowadzimy praktyczne sesje dla działów IT, HR i sprzedaży, aby każdy pracownik znał zasady RODO i umiał unikać najczęstszych błędów. Aby upewnić się, że procedury funkcjonują w praktyce, symulujemy incydenty (np. wyciek danych z poczty) i w razie potrzeby korygujemy dokumenty.
Korzyści: Firma dysponuje kompletną, spójną dokumentacją, pracownicy są świadomi procedur, a systemy IT odpowiednio zabezpieczone zgodnie z wymogami ochrony danych.
4
Pełnienie roli IOD
Po wdrożeniu pozostajemy w stałym kontakcie mailowym i telefonicznym, gotowi odpowiedzieć na każde pytanie dotyczące przetwarzania danych. Regularnie (np. co kwartał lub co pół roku) weryfikujemy aktualność procedur, śledzimy zmiany w przepisach i szybko wprowadzamy potrzebne korekty. Gdy pojawi się naruszenie danych, pomagamy ocenić jego skalę, przygotować zgłoszenie do UODO (w ciągu 72 godzin od wykrycia) oraz powiadomić osoby, których dane zostały dotknięte. Co pół roku przekazujemy krótki raport z wykonanych działań, zidentyfikowanych ryzyk oraz rekomendacji na przyszłość.
Korzyści: Organizacja ma poczucie ciągłej opieki – procedury są na bieżąco aktualizowane, a zespół szybko reaguje na zmiany prawne czy incydenty.
Pracuj z najlepszymi
Chcesz uniknąć kar?
Zostaw numer – oddzwonimy i sprawdzimy, czy Twoja firma jest odpowiednio zabezpieczona przed karami i kontrolą UODO.
FAQ
Czym zajmuje się Inspektor Ochrony Danych (IOD)?
IOD to niezależny specjalista, który: Monitoruje zgodność firmy z przepisami RODO i krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Doradza w zakresie przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych. Reprezentuje firmę przed organami nadzorczymi (np. UODO). Wspiera w tworzeniu dokumentacji (polityki prywatności, rejestry czynności przetwarzania, procedury reagowania na naruszenia).
Czy moja firma musi powołać IOD?
Obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy m.in.: Jednostek publicznych (urzędy, szkoły, szpitale). Firm przetwarzających na dużą skalę dane wrażliwe (np. medyczne). Przetwarzających regularnie duże zbiory danych osobowych (np. centra danych, dostawcy usług IT). Jeśli nie masz pewności, czy Twoja działalność wymaga IOD, skonsultuj się wstępnie – często nawet bez obowiązku prawnego zewnętrzne wsparcie jest korzystne.
Czy IOD jest dostępny w razie incydentu?
Tak. W ramach umowy zewnętrzny IOD: Odbiera zgłoszenia incydentów (naruszeń danych) przez dedykowany kanał (mail/telefon). Pomaga szybko ocenić skalę naruszenia i procedować je zgodnie z RODO (np. zgłoszenie do organu nadzorczego w 72 godziny). Doradza przy komunikacji z osobami, których dane zostały naruszone (np. informowanie klientów).
Jak długo trwa wdrożenie IOD w firmie?
Audyt wstępny i analiza ryzyk: 1–2 tygodnie. Opracowanie i wdrożenie brakujących procedur: 2–4 tygodnie (zależnie od rozmiaru i stopnia skomplikowania procesów). Szkolenie pracowników: w ciągu 1–2 tygodni od zakończenia audytu. Cały proces (od podpisania umowy do pełnej gotowości operacyjnej) zwykle mieści się w 4–8 tygodniach.
Co zrobić, jeśli potrzebuję tylko jednorazowego wsparcia?
Oferujemy także usługi projektowe: Audyt zgodności RODO (jednorazowy lub okresowy). Opracowanie polityk i dokumentacji (rejestry czynności, klauzule informacyjne, procedury naruszeń). Szkolenia tematyczne (np. obsługa incydentów, podstawowe szkolenie dla pracowników, szkolenie dla menedżerów).
Usługi
Audyt dla firm
Szkolenie RODO dla Firm
IOD w Twojej firmie
Usługi
IOD w Twojej firmie
Usługi
Audyt dla firm
Szkolenie RODO dla Firm
IOD w Twojej firmie
